新浪体育讯　球场管理实务系列 -球会总经理在球场投资过程中的角色和任务

　　第四章  开业筹备(6)

　　2、建立一套完整的采购流程和制度

　　球会各有各的特殊情况，但一般采购流程却大同小异，先是由各部门提交采购申请，再由采购部统筹，金额小、小件和少量的现场付款购买，金额大、大件和数量大的物品联络供应商，签定合同，支付货款，跟进进度，验收入仓，程序大同小异，这中间注意几个问题：

　　①  

　　使用部门提出采购申请要完整、清晰、可行

　　采购人员不是百事通，对于各种物品除了通用件外大部分都不了解，所以在使用部门提出采购时，对物品的要求描述一定要清楚，包括名称、规格、数量、品牌、功能要求、外观要求、品质要求、时效要求等，以使采购人员一目了然，操作时减少扯皮和往复，减少差错。要达到这个目的，就要设计有相应的表格，以供申请部门和采购部门使用。

　　②  

　　采购部要有备用金

　　这个做法的作用不言而喻，就是压缩中间环节，提高工作效率。对于小件少量物品，采购人员可现场把握，即时实施购买行为，达到物品快速到位的目的。备用金的多少，应视球会的财力、财务制度的要求、所购物品的价值等来确定。

　　③  

　　现场采购最好有使用部门同行

　　因为现场采购都是付款取货的，一旦回到球会使用部门认为不合用就会很麻烦，不是浪费了就是多花人力物力退换货。为免发生此类情况，最好采购时使用部门派人跟随验证。

　　(以下是购买大量、大件物品中注意的问题)

　　④  

　　货比三家

　　采购部门在购买时，最好能为同一货品找到三家或以上的供应商，以供比较和压价。这也需要设立相应的机制，多少金额以上的物品需要比价，比价时除价格外还要考虑品牌、功能、品质、能耗、美观、交货期等诸多因素，最后由相关的人员提供建议，总经理决策，这样才可获得性价比较高的产品，同时降低成本，减少腐败出现的可能性。

　　⑤  

　　要求供货商提供样品

　　样品一方面可确认物品的品质和功能，另一方面可作为验收的标准和依据，特别是体积小、数量大的物品采购时最好有样品。

　　⑥  

　　尽量签订合同

　　可以规定达到一定金额的采购必须有合同，尤其是订做物品，有不少还要先付定金，因此合同是保障双方利益，减少扯皮的重要文件，同时可以为财务支付提供依据，也可以作为日后出现法律纠纷时的证据。

　　⑦  

　　部分大宗商品要招标

　　最常见要招标的是草坪机械、球车、电脑系统等，其他的物品一般应用货比三家的原则即可，不必走繁琐的招标程序。业界有许多管理人员未曾操作过“招标”这种采购方式，老以为就是让几家供应商过来互相压压价就成了，殊不知招标绝对没有那么简单，它首先就要购买方提出招标要求，这个要求如果不规范、不细致、不可行，那应标单位可能就无法准确报标，或者报来的标八仙过海，各显神通，缺乏可比性，就失去了招标的原意了，这点是要充分注意的。至于招标的详细操作过程，市面上有专门的书籍介绍，本文忽略不谈。

　　⑧  

　　要完善出入仓制度

　　开业前的采购量大，时间紧，很容易就忽视了一些必要的程序，最常见的，就是因为赶着用，东西买回来就上位，再加上有些东西数量多，体积大，不好出入仓库挪来挪去的，就直接放摆到使用位置上了，这会造成财务支付凭证的缺失，也给日后不管是低值易耗品还是固定资产的清查盘点都带来了很多的麻烦，所以，在一开始的时间就要完善仓库制度，明确仓库的责任人，印制好有关的表格(通常是几联单)，对每一件货物进行清点验收，再由使用部门签字领用。即使是遇到上述赶着用或不适宜搬进搬出仓库的物品，也要进行现场清验，办理相关手续，一点马虎不得，这将为以后日常的物资管理打下良好的基础。

　　完善的采购流程和制度，有利于提高效率，达到目的，同时为日后的球会良性管理奠定基础。

　　谭晓晖

　　资深高尔夫职业经理人

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