新浪体育讯　要主持好一个企业的工作，开办公会绝对是一门必修课。但怎么开、什么内容、什么形式，那就因企业的性质条件和其掌门人的风格爱好而七彩纷呈了。高尔夫俱乐部作为一个独立运作的经营实体，总经理要掌握全局、了解细节、指引发展导向、处理日发事件，开办公会是很实际而又高效的渠道。办公会到底要怎样开才最有效，笔者的不少同行都问过这样那样的问题，下面归纳起来，以个人经验作答。

　　一、 多长时间开一次办公会？

　　年会、月会、周会、日会，不同的企业根据自己的需要有不同的定期会议时间间隔。与高尔夫行业最相近的酒店业，大部分都有开每日晨会的惯例。笔者认为高尔夫俱乐部的办公会以周会为宜。时间间隔长了，情况就无法及时掌握，对事情的处理就会延误；但天天开又会占用大量的工作时间，而且球场因为客流比较固定的关系也没有那么多异常事项需要处理，所以每周一次办公会是比较适合的。当然，有些专题会议或紧急会议则例外。需要强调的是，这个时间最好固定下来，可以选在一周的头或尾的非节假日，既不影响繁忙时间工作，也便于总结上周工作和安排下周计划。固定下来的时间没有特别的需要一般就不要变动，这样可以使与会者的工作计划性更强，知道什么时候该完成什么工作，该准备哪些资料等。如果经常变动开会时间，有时所做的准备就白白浪费了，有时有些东西又来不及准备，都会使会议效果大打折扣。

　　二、 什么人参加会议？

　　有些办公会只限公司高层参与，有些又主管、领班的叫上一大堆，怎样才适合，其实这里有个管理幅度和管理层次的矛盾。对于一个球会来说，谁来开办公会，应该起码有三个原则：一是覆盖全面；即参会人员负责的事务涵盖球会的各方面工作，不应有某些该反映的情况无人表达，也不要有该传达到的决定有所缺漏。二是便于讨论；一般情况下，参会人越多的会议越不便讨论，因为人多了发言时就会顾忌别人的想法，不说出真实的情况和观点，而你一言我一语的，也不利于决策；但人如果太少了，代表性不足，有些意见也得不到体现，决策就有可能失误。三是时长适宜；如果每个与会者都发言的话，会议时间长短就与参会人数有很大的关系，人多了，会议就会显得很冗长，太多与已无关的事项也会使参会者困闷，会议时间一般掌握在两个小时以内为好。现在球会里开办公会比较通行的做法是部门经理参加，笔者也赞同这种做法，但特别提醒同行们要注意处理好当某个部门经理请假或不在的时候的情况。

　　三、 办公会议的内容是什么？

　　办公会是实实在在解决具体问题的基层会议，不是领导报告会，不是决定宣布会，也不是专题讨论会，而是球会各部门就部门负责的工作作出陈述。部门经理发言里应该包括：过去一周的工作总结、特别事件的发生、处理及后果、下周的工作计划、需上交公司领导决策的事宜、部门内无法解决需其他部门协调的事宜等。有话则长，无话则短，场面话、虚大话不说或少说。而总经理则根据各部门的情况，就已完成的工作作出评判，对即将进行的工作作出指导，征求其他部门意见或要求其他部门配合等，决策应该果断、明晰，以利部门执行。

　　四、 如何控制会场？

　　开好办公会，不但是一门学问，还是一门艺术。领导者个人的风格和魅力，是办公会议成败的关键。会议上既要集思广益，让大家畅所欲言，充分大胆表达意见，又要一锤定音，令出必行，令禁必止，会议气氛宜热烈而不失控，严肃但不失活泼，这里面就要掌握好一个“度”。有些总经理开会就是一言堂，一个问题刚提出来他就发表意见，其他人就不敢再说反对意见或从其他角度反映实际情况，甚至附和总经理的意见，造成决策因考虑不周而与现实脱节；也有总经理控制不住场面，有些部门为一些问题争论过于激烈，公说公有理，婆说婆有理，无法决断，也影响团结，这些都不可取。正确的做法应该是有问题提出时，先详细了解问题产生的根源和现象，分别听取有关部门的意见，综合分析，才作出决策，一旦决策作出，部门必须无条件执行。

　　会议纪律也是开好办公会的保证。准时、做足准备功课、不随意走动、少打电话都是必要的，这不单是下属要做的事，也需要总经理亲自作好表率。有人专门问过办公会议上是否可以打电话的问题，笔者认为，球会是以人为对象的服务行业，面对的各种关系错综复杂，而参会人员都会很自觉，完全禁止接打电话似无必要，反而万一出现突发事件无法处理就得不偿失了。

　　五、 会议纪要怎么写？

　　一般会议纪要主要有两种写法：一种是写实式，即与会者发言讲了什么，讨论了什么议题，流水帐式的记录下来；第二种是纪要式，就是只把会议中决策了的事项列出要点。作好会议纪要也是开好办公会的一环。高尔夫俱乐部的办公会上通常都要解决一些具体的问题，有些决定还可能成为日后的一个惯例或制度，所以会议纪要应以第一种写法为主，详细记录会议过程、讨论到的问题及解决方法等，当然也不是每个人的每句话都要记录上，而是根据顺序有条理地整理出来。记录和整理记录通常都是秘书的事情，但修改就是总经理的事了。这要求总经理有较强的文字能力和细致的责任心，记录上要准确表达出发言者的原意，不应有歪曲或错漏；也要求有强烈的效率意识，一篇记录少说也有好几千字，要花时间静下心来一字一句修改，不能拖延，放一天两天的，到下周开会时上周的纪要还没出来就闹笑话了。当然，对下属部门可以要求其自己作好记录，会后马上行动，会议记录的出台时间并不影响执行。

　　除了上述几个问题之外，笔者在球会主持工作开办公会议时喜欢每次针对某个事件或问题或现象作一个展开，上升到理论层面，再结合实际对部门经理进行一次教育指导。比如这次讲效率问题，下次就讲成本意识，这次讲怎样加强计划工作，下次就教导如何开拓思路。此举深受部门经理们的欢迎，也取得了良好的效果，在此也将此心得说出来与同行们分享。

　　资深高尔夫职业经理人

　　谭晓晖