新浪体育讯　接前篇：谭晓晖：高尔夫球场管理实务之四-组织赛事活动　

　　4、采购物资

　　毋庸赘言，大量的比赛所需物资必须提前订购。一般比赛涉及的物品主要有：

　　①     邀请函。如果是一纸邀请函就简单了，甚至有些会员例赛在球会发个公告就算通知了。但如果是重要的赛事，印刷精美考究的请柬是最能体现球会质素和彰显风格的物事，而设计和制作都是费时费事的。

　　②     礼品。很多邀请赛都会给嘉宾致送礼品，一个礼品袋中装有些球衣或小球具(如帽子、球、手套等)、宣传资料、参赛须知等。礼品有赞助的，也有特制的；宣传资料有简介类的，也有特别针对某些推广项目的；参赛须知要向来宾说明清楚整个赛事各项活动的安排和要求，也必不可少；而装礼品的礼品袋也一定要在考虑之列。

　　③     奖杯。现代科技进步，奖杯式样多姿多彩，材质推陈出新，造型五花八门。有大理石的、水晶的、金属的；座式的、立式的；圆盘状的、雕塑状的、柱状的、传统杯状的等等，不一而足。要挑到美观大方，有份量又符合预算的奖杯，那就要看决策者的审美眼光了。当然千万别忘了在选中奖杯后要根据不同的奖项设置将名称刻上去。

　　④     奖品。奖品不同于奖杯，除了荣誉，还有实用价值。比赛打得好的人可以奖，打得不好的也可以奖。除了传统的总杆奖、净杆奖等奖项外，现在有些活动还搞一些诸如幸运奖、抽奖、特定名次奖等丰富多彩的奖项，具体要看比赛的需要和财力。很多球会的比赛活动都有球具供应商为了加强联系愿意赞助的，这可以为比赛省下一笔预算。

　　⑤     宣传布置装饰品。如各种场景的背景板、广告板、海报、彩旗、横幅、招贴等，都要事先设计和确定好图案，并制作完成。

　　⑥     餐饮品。除日常营业所需外，还需为符合赛事要求特别准备的餐饮，如供应球手比赛下场时带备的矿泉水、简食等，这也与比赛的性质和开球时间等有关。

　　不同的比赛，有不同的物资要求，这里不能一一列举，只是特别提醒，所有的物资整备都需要时间，早作安排，接下来的工作就好做多了。

　　5、    落实参赛名单

　　它的程序一般是这样的，先向受邀对象发邀请函，然后收取回执，或通讯联络，跟进落实。邀请赛通常考虑的邀请对象主要有：①上级领导；②地方领导；③高协领导；④媒体；⑤中介机构；⑥关联单位等，但具体要根据不同的赛事的要求和目的而定。落实参赛名单是一件非常棘手，但又不得不做的事情。它贯穿整个比赛准备过程，在这个过程中，它不断在变化，而所有的事项，都跟着它的不断变化而变化，比如酒店住房、场地大小、分组名单、礼品数量、仪式档次、球童球车配备等，都随着名单的逐一落实需要有所调整。一般比赛发邀请函的时候都附有回函或回执，但主动发回回执的人有时寥寥可数，许多没说来的到时候却来了，有些说好来的又不来，常常令比赛组织者头疼不已。精明的总经理往往在这方面很有心得，他会在重要赛事的赛前准备时放相当的精力在落实参赛名单上，安排得力的人员逐个跟进受邀者，同时自己亲自出马联络重要的受邀人员，并根据反馈及时调整比赛方案和各项准备工作，保证整个比赛准备工作沿着正确的轨道不断推进。

　　6.服务人员培训

　　这是一个比较容易忽略的工作。事实上每场比赛都是不一样的，特别是与平时一般经营运作服务客人有较大的差别，这就要提前专门培训服务人员，将有关的事项通达到每一个有关部门和人员(特别是球童)，让他们知道要干什么、怎么样干和要达到什么样的标准，免至上阵时不知所措或无法回答客人询问，甚至扰乱整个比赛过程。

　　培训内容包括：

　　①   比赛性质(如比杆赛还是比洞赛？最佳球位赛还是比最好成绩？等)

　　②   参赛人员身份(邀请的？专业的？还是配对的？)

　　③   比赛流程(如同时开球还是单、双边顺序开球？开球信号是什么？有无开球仪式？如何疏散？等)

　　④   记分方式(如交叉记分还是集中记分？记标准杆差还是实际杆数？)

　　⑤   比赛规则(特别是当地规则和特别规定，如OK球、找球时间限制、妨碍物的界定、暂定球、遗失球的处理、特设发球台的使用等)

　　⑥   奖项设置(有些什么奖？有奖的洞分别是哪几个？)

　　⑦   后勤安排(如中途是否休息？用餐？费用任何结算？等)

　　⑧   仪式安排(如开始时间、仪式程序、仪式后的衔接方式等)

　　⑨   餐供安排(如是否有简食？什么时间提供餐食？数量多少？质量要求如何？)

　　⑩   结帐安排(如参加客人是否需要结帐？哪些部分要结帐？是统一结帐还是分别结帐？以何身份记帐等？)

　　培训越细致就能使比赛越规范，越顺畅。

　　所有的比赛事前准备工作做妥当了，就可以从容迎接赛事的举行了，正所谓万事俱备，只欠东风了。