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谭晓晖:高尔夫球场管理实务之四-组织赛事活动

http://sports.sina.com.cn  2009年09月21日14:31  新浪体育

  新浪体育讯 第二章 事前准备(1)

  在举办赛事的相关决策完成之后,就可以开展赛事的具体准备工作了。准备工作必须要有一定的提前量,有些事项就是需要一定的时间才能完成的,不能临急抱佛脚,仓促上马会或多或少地影响到比赛举办的质量。有些大型的国际比赛准备期长达一到两年,而球会举办的一般比赛准备时间也应在一个月以上为宜。球会总经理在确定相关比赛事宜后应及时召开有关方面会议或下达文件,详细、具体地给球会各部门布置任务,提出质量、时间、数量和成本要求,指引及疏导满足这些要求的渠道,理顺可能出现制肘的关系,同时明确细节,落实责任。有几项事前准备工作应马上开展,包括:

  1、需要借助外力的特别安排

  ①关于餐饮

  赛事活动的餐饮必须提前做好充分准备,特别是大型比赛,球会会所场地、供应或档次不足的时候,提前规划非常重要。很多客人来参加比赛,表面上看他们并不太关注餐饮的质量,但实际上他们又离不开餐饮,而且要求还相对较高。能够满足高尔夫赛事的餐饮应该是简单、快捷,而又高档、高质的,否则餐饮供应的缺陷可能影响到客人参与比赛活动的情绪,影响到球会的对外形象,甚至引发安全问题。餐饮方面需落实的问题如:有几场餐饮(早餐、中餐、晚餐)?有多少人吃?都是些什么人?餐标多少?什么形式(自助餐、围餐、食物分发或叫餐等)?餐位、餐具、服务人员是否足够?是否需租借人员或用品?是否需要另寻场地?需否划定区域?列出菜单,菜品、饮料几时到位?如何制作?流程上如何保证及时和充足的供应?如何保证出品质量?等。

  ②关于住宿

  大部分的高尔夫比赛都只为一轮赛制,一天以内结束,不需要住宿安排,省了很多麻烦。但大型活动或系列赛事、正规赛事可能就不那么简单了。如果球会自有酒店,就必须预留出参赛选手、工作人员、客人所需的足够的房间;如果没有,就要在外围寻找适合的酒店进行安排。何谓适合?档次、房间数量、娱乐设施、周边环境、交通条件等都应在考虑之列。离繁华市区较近的球会这方面往往有些优势,而偏远球会则可能要做多得多的工作。确定酒店后,要预订,取得优惠价格,签定合同。

  最头疼的莫过于实际入住人数和预订房间数不符的问题了。一般酒店预订都需提前一个月或更多,而那个时候参赛的人员仍未最终确定,预订只能是一个估计数,实际发生时会有相当大的差异,甚至在越来越接近比赛日期的时候这种差异已呈现出来了。人多了住不下,得临时另安排,加重成本;人少了没法向酒店交代,有些交了订金的眼看着就得赔进去,都不行。这时候就需要对赛事性质及影响赛事的各种元素有一个准确的全面的判断。没有经验和总控能力的管理者往往束手无策或盲目拍板,最后结果往往是赔了夫人又折兵,增加了成本,又得罪了客人,两头不讨好,最终影响了比赛的效果。

  ③关于交通

  交通问题也是针对大型比赛、系列活动而言的,因为届时会出现大量人流移动的情况,比如在球会、酒店、宴会场、会议会场之间的穿梭往来等,因而要事先作好安排。特别是在球会自身车辆不足的情况下,更应及早准备,要租借多少车辆,向谁借,什么时间用,用几趟,都要有详细的计划和协调清楚。

  2、控制预订

  现在打球的人越来越多,预订意识也越来越强,有些客人提前一两个月就订场,早早安排好打球计划。球会确定比赛时间后,首先要搞清楚比赛当日的预订情况,如与比赛有冲突的,须作出相应调整。调整时切记要做好解释协调工作,既不能影响比赛,也不能得罪客人,损害球会信誉。必要时球会作些让步,给予需调整订场的客人一些补偿,也是常用的办法。接下来就要严格控制比赛日的订场了。严格控制的意思并不是不能预订,因为大部分比赛是不需要全天封场的,如果都不能订,球会无疑就会损失其他时段的收入。什么时间可以预订?可以订多少组?是非常有讲究的,需要管理者有相当的经验和专业水平才能做出无误的决策,既不能影响比赛,又不能损失收入,必须权衡得当。

  3、整备场地

  草坪状况是比赛中最令人关注的焦点,而好的草坪状态又不象其他可以信手拈来的东西那样,一挥而就的,草坪的生长状况有其客观过程,不以人的意志为转移。要将良好的草坪状况展现在比赛选手面前,除基础质量和日常养护外,赛前一个月的特别养护措施是必不可少的,这些措施的目的很明确,就是要有良好的景观和符合比赛要求,这就要把握好草坪作业的时机和量度。比如铺沙的时间、范围和厚度,施肥的方式、时效和品种选择,剪草(包括果岭、球道和长草区)的高度和密度等等;还有在不影响正常营业的情况下特别养护某些洞位和发球位;还要关注天气变化对草坪的影响。有些人片面地认为场地状况难才是好,比如果岭剪得越短越快就越好,其实并不尽然,不同的比赛有不同的需要,什么性质的比赛,什么人参加,想得到什么样的效果,这些因素都左右着草坪整备的计划和行为。只有最适合的,才是最好的。


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