新浪体育讯　第四章  开业筹备(7)

　　3、 调动所有的力量和关系为采购服务

　　在人员基本到位，又未正式开业的情况下，物资采购就是重中之重。俗语说“巧妇难为无米之炊”，先要硬件条件具备了，才谈得上管理和服务，所以物资采购是开业前这段时间里的头等大事。总经理通常要亲力亲为，统筹协调，全面控制整个采购过程，因为这中间会有许多意想不到的问题出现，诸如有些很专业的问题，有些影响到外观形象的问题，有些容易与供货商发生纠纷的问题，有些制度外需要灵活的问题等等，下边的人不敢作主，就只有总经理能拍板，而时间又刻不容缓，需要尽快决策，所以总经理这个时候可偷不得懒，需要时刻现场处理问题，否则，出了问题再来追究谁谁的责任，就显得毫无意义。但同时，这也是总经理显露自己专业水平和协调能力的最佳机会，是骡子是马，现在就要拉出来遛遛了。这时着重要抓几个要点：

　　① 统一采购部门与使用部门之间的思想

　　采购部门与使用部门在采购物资时经常会发生矛盾，这种矛盾是结构性的，即在当前的运作机制下，将是一种必然的结果，而不一定是由哪一方犯错或失误造成的，有矛盾是正常的，没矛盾才不正常。

　　发生在采购部门与使用部门之间最常见的有两个问题：一是使用部门要求的东西采购部门买不来，另一种是采购部门买回来的东西使用部门不合用。要解决这些问题，就需要总经理充分运用其专业智慧、协调能力以及广泛的人脉资源去解决。首先，要从大局出发，认清这些问题产生的本质，采购部门毕竟不都是业务专才，除非大众化得可以的物品，否则对于大多数专业物品都是不熟悉的，而使用部门如果不是亲自去跑市场，那么对某些物品的供应、价格、品质等都是不了解的，于是，才产生了矛盾。因此，解决问题应该从本质着手，比如要求使用部门提出采购要求时更细致一些，更清楚一些，操作性更强一些，必要时也可以跟着跑跑市场，现场确认需采购的物资；而采购部门则应加强球会各项业务的专业知识学习，在采购时多与使用部门沟通，出手时更谨慎、仔细，这样，有利于从根本上解决采购中出现的问题，否则，矛盾越积越多，有关部门互相推诿、指责，延误了物资的到位，最终责任还是要由总经理来负。其次，要有报警机制，就是说发生矛盾了，程序走不下去了，问题可以通过这个机制及时反馈到总经理处，千万不要出现使用部门下了单子，采购部门找不到达到这种要求的东西，双方就僵在那儿了，使用部门说我就要那样的东西，采购部门说那样的东西买不来，谁也不让步，最终要用的时候才发现这种东西没有买回来，事就闹大了，而且谁的责任还真不好说。因此，这个机制要及时发挥作用，比如规定物品是否到位由使用部门负责，那这些使用部门如果遇到问题了就会及时报告，不至于互相推诿；又或者给采购部门下达采购进度要求，一旦发现采购没按照进度，总经理马上就可以查出在哪个环节上出了问题，等。只要反应快，问题刚出在萌芽状态，时间还充裕，什么都好解决，否则，耽搁越久，事就越难办，而且时间没有了，耽误了开业的大事，谁都不落好。再次，要有协调解决问题的能力，比如一样东西市场上没有达到这个标准的，可否降低或调整要求？有没有近似可用的替代品？有没有其他供应商？又比如买回来的东西不合用，是凑合着用？还是重新订购？还是根据合同采取法律措施？这些都要总经理根据实际情况，凭自己的经验作出专业的判断。总之，前提就是要把该买的东西买回来，物品能及时到位，比什么都重要。

　　② 协调采购部门与财务部门的关系

　　这又是一对经常出现矛盾的关系。财务有财务制度，执行时不能有太多的灵活性，否则，资金安全就保证不了，而且一般球会管财务的都是“空降兵”，俗称“老板的人”，原则上都会比较强硬；但采购就是要用钱的，没有钱就什么都采购不来，而且，实际操作时遇到的问题远比制度上所列的条文要复杂得多。最简单的，“先给钱”还是“先给发票”和“先给钱”还是“先给货”就是采购中遇到的两个永恒的话题。遇到“先给钱”还是“先给发票”的问题时，球会财务部通常理直气壮地要求供应商先把发票开过来，我才把钱给你，而供应商又当仁不让地坚持说他们公司的制度是先收到钱才开发票；而遇到“先给钱”还是“先给货”的问题时，球会财务部会说没收到货就不给钱，供应商说不给钱就不发货，好像都有理，这种由于国人诚信度较低造成的心结绝对不是区区一个球会总经理一朝一夕能解开的，问题是这样一僵持，事情就办不成了，到头来还是要由总经理来挑头解决。怎么解决，那绝对是一种“艺术”，除了要坚持原则外，还要充分吸取过往的经验，而有关行规、供应商的实力和信誉等也都要一并考虑，必要时还得耍一耍手腕。具体解决办法可归类为两种：一是分清轻重，市侩点说，就看谁站在更有利的位置，是你求他，还是他求你。如果市场上同类物品的供应商还有，那不妨放弃这一个，另觅他人，甚至多找几个，看谁的条件更适合，如果答案是否定的话，那就要说服球会财务部满足对方的要求，说服不了，就压服，总之要达到目的；二是走中庸之道，就是找一个双方都过得去的方式，多作一些让步，比如运用订金、保证书、当面交换等手段，达成双方都接受的妥协方案，使工作进展下去。除了上述较典型的支付和发票等问题，在采购过程中还会碰到诸如样品差异、交货期延迟等诸多问题，运用上述两种方法差不多都可以解决了。

　　③ 寻找足够合适的供应商

　　整个物品采购工作是否能顺利圆满，能否找到足够多的、合资格的供应商是一个关键。通用性和大众化程度高的物品，如酒店用品、家具、电器等一般是因地制宜，根据本球会的档次要求，从球场周边的大、中型城市中订购，选择渠道也较多，但一些专业性强的用品，如草坪机械、球车、高尔夫(微博)用品、球道用品等，就完全不是那么一回事了。目前中国大陆高尔夫运动发展总体水平都是较低的，规模也偏小，做高尔夫产品的厂家、商家都较少，同一类产品制造商少，那么垄断性就强，而且因地域分布极不平衡，造成采购的选择性就更少。比如草坪机械，不外乎进口的John Deere(约翰·迪尔)、Toro(托罗)、Jacobsen(杰克逊)、Baroness(巴罗耐斯)和国产的佳军等几个，球车进口就是Easygo、Clubcar、Yamaha，国产就是亿威，那个球场搞招投标，几乎都是这几个品牌到场，价格很难有松动。在这方面，总经理在业内的资历和人脉关系就显得很重要，在业内浸淫时间越长、相关职位经历越多的总经理必然人脉关系就越广，就能联系或号召到更多更好的供应商为球会提供必须的用品，否则，如果一项大宗商品招标时只有一、两个供应商到场，不但是场面上不好看，而且球会也可能因此购买不到更好更便宜的商品，此外，业主对这位总经理的能力可能也会另眼相看了。

　　有几个观点可供参考(主要针对高尔夫专业产品采购)：

　　a、找准供应商。国产的东西就直接找生产制造商，进口的东西就找代理商，代理商有分区域管辖的，要弄清楚，否则以后维修保养就会遇到问题。

　　b、分清国产与进口的产品区别。大件的国产产品和进口产品质量是有分别的，当然价格也有分别，国产产品一般价格较低，质量也还过得去，但使用寿命明显不如进口产品，所以在购买时要搞清楚球会本身的财力和需要，但千万不要梦想用国产品的价格买到进口品的质量，那是天方夜谈。

　　c、尽量选择专业，成熟的产品。一件普通的T恤，同样的款式，同样的面料，高尔夫服装制造商与其他制造商造出来的就是不一样。中国高尔夫行业小，许多产品如电脑系统、服装、球车、标识系统设计等好几类产品好一点的都集中在一两个品牌厂家，其市场占有率较高，选择它们，价格缺乏可比性，但其产品在专业方面一般不会出现问题，产品稳定性也较高，不容易出问题，应该是可信赖的。

　　d、及早订货。无论是国产的，还是进口的，制造和运输都需要一定的周期，尤其是部分要打上球会标志的物品，更是要把交货期算准算对，给供应商和自已都留出足够的时间。

　　开业前的物品采购是一项庞大的系统工程，球会总经理在此系统工程中要充分发挥自己的专业水平和组织能力，将各项工作落到实处，才能顺利过关。

　　谭晓晖

　　资深高尔夫职业经理人